Hacer valer en otro país un título universitario, cursos profesionales, un acta de nacimiento, una sentencia de divorcio, etc., requiere del apostillado conforme al Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961.
Recordemos, que este es un tratado que tuvo por objeto agilizar, hacer más expedito la legalización de documentos de carácter público, para que el interesado pueda utilizarlos en otro país a su vez parte del convenio.
¿En cuál país debe efectuarse la apostilla? En el país donde fue emitido el documento y vuelvo a insistir, que debe ser parte del Convenio.
Con frecuencia nos llegan clientes para apostillar diversos documentos, y para ello contamos con un equipo especializado en el trámite completo.
En nuestro país el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores (MPPRE) es el ente público facultado para dicho trámite.
Este trámite se compone de varios pasos, que diariamente nuestro equipo realiza para cumplir con el encargo de nuestros clientes, y procuraré resumirlos:
- Inscripción en el SLAE (Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica), debe crearse un usuario. En este paso inicial hay que revisar con mucho detenimiento los datos identificatorios del solicitante, llenar el perfil e introducir un email.
- Cargar el documento (escaneado). En este paso es de vital importancia, que se aprecie con claridad y perfecta nitidez la identidad del funcionario que expide el documento, cargo o función pública que desempeña y que esté debidamente firmado por este. Si el documento contiene certificaciones y sellos por su parte adversa, entonces debe cargarse ambas caras.
- Solicitud on line: Aquí debe cargarse el archivo completo en la plataforma y señalar la clase de documento que se va a apostillar (sentencia de divorcio, título universitario, acta de nacimiento, acta de defunción, etc)
- Pago de tasa impositiva: El sistema va guiando al usuario para el pago del impuesto correspondiente, señalando el monto y los bancos receptores, que en línea recibirán dicho pago.
- Una vez realizados los cuatro pasos anteriores, ya queda consultar el status de la solicitud ingresando con el usuario creado y una vez que aparezca aprobada en el sistema, será entregada la apostilla empleando el código asignado.
Este servicio que se encuentra en el portal referido para realizar la Apostilla Electrónica, funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana y según el terminal de la cédula de identidad del solicitante habrá un día durante la semana de lunes a viernes para acceder o uno de los dos días del fin de semana (sábado y domingo).
Si se va a apostillar un documento de otra persona, debo indicarles, que deberá acreditarse un poder notariado en que se evidencie que el apoderado tiene facultad expresa y precisa para realizar el trámite completo. Cuando se trate de padres que solicitan la apostilla de documentos de sus hijos, estos no deben haber alcanzado la mayoría de edad.
Semanalmente efectuamos este trámite, y como les expresé al comienzo de estas líneas, en mi equipo tengo a profesionales dedicados a tiempo completo a esta tarea, que culmina con la entrega de los documentos apostillados a nuestros clientes y la satisfacción del encargo profesional cumplido.
Jesús Aponte Daza / Abogado UCV
Profesor de Pre y Postgrado USM
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