En los estatutos de la empresa siempre incluimos una cláusula que permite a los socios de la empresa acordar en Asamblea General Extraordinaria, la creación de una Sucursal o traslado de la sede de la empresa (establecimiento principal) dentro o fuera del país.
Esto es frecuente en compañías de crecimiento económico vertiginoso, para la conquista de nuevos mercados, siendo jurídicamente posible, el establecimiento de sucursales fuera de nuestras fronteras, pero hoy mis comentarios se enfocan en esta posibilidad a nivel nacional.
En este tema que abordaré hoy en forma por demás sintética, ya que es de amplio espectro legal, debemos mencionar, que deben tenerse en cuenta cuatro escenarios legales en el traslado de sede principal o creación de sucursales a nivel nacional, veamos:
PRIMERO: La Junta Directiva debe convocar a los accionistas para la celebración de la Asamblea General Extraordinaria que tratará como puntos del orden del día, la aprobación del traslado de la sede principal o la creación de sucursal en otra ciudad de la República, modificación de la cláusula del domicilio social de los estatutos y la consecuente inscripción en la Oficina de Registro Mercantil de la nueva localidad del giro mercantil. Celebrada la Asamblea que aprueba el traslado de la sede principal o el establecimiento de la (s) sucursal (s) cumpliendo con todos los extremos legales y estatutarios, se debe inscribir inicialmente en la Oficina de Registro Mercantil en que se inscribió el acta constitutiva estatutaria de la empresa, y luego inscribir esa acta de asamblea extraordinaria en el Registro Mercantil de la Circunscripción de la localidad donde va funcionar la nueva sucursal. Este trámite debe ir acompañado de un escrito de solicitud suscrito y presentado por el representante legal de la empresa, o apoderado con facultades para dicha actuación, en que se explica la razón de la solicitud y se anexan tanto la referida acta, como el documento constitutivo estatutario de la empresa a los fines que se apertura el expediente correspondiente, estando muy pendientes, que dentro del término de 30 días se debe hacer la correspondiente participación a distintos organismos de lo cual procedemos a tratar.
SEGUNDO: A los fines de evitar severas sanciones previstas en el Código Orgánico Tributario, se debe actualizar el RIF (Registro de Información Fiscal) de la compañía, particularmente en el caso de traslado de sede principal a otro estado del país. Esto es muy importante, porque de no realizarse, estaríamos evadiendo el cumplimiento de las formalidades fiscales de la sociedad mercantil, que como ya les expresé, es objeto de fuertes sanciones previstas en el referido Código normativo. Cuando nos preguntan, como es el procedimiento para actualizar el RIF de la empresa, la respuesta que ofrecemos, es que se trata de un procedimiento sencillo, en que debe accederse al portal web del ente fiscal, con el correspondiente usuario y contraseña, descargar la planilla con los datos suministrados e imprimirla, luego se debe acudir a la Oficina del ente fiscal, departamento de tributos internos con esa planilla descargada, el acta de asamblea donde se aprobó el cambio de sede, debidamente registrada (original o copia certificada y copias), y recibo de pagos de servicios (internet, luz, pago de alquiler de local comercial, etc.) de la nueva sede.
TERCERO: Además de la participación al SENIAT, del cambio de dirección de la sede de la empresa, existen otros entes públicos ante los cuales debemos realizar la correspondiente notificación, y estamos hablando del FAOV/BANAVIH/INCES/IVSS, ante los cuales la persona debidamente autorizada por la empresa, debe presentarse con la correspondiente carpeta contentiva de recaudos fundamentales como: La planilla del SENIAT presentada para el cambio de dirección del RIF, el nuevo RIF con la dirección nueva, y recibos de pagos de servicios de la nueva dirección; todo con el objeto que se actualice en la base de datos, la dirección respectiva.
CUARTO: Cuando vas a mudar la sede principal de tu empresa a otra ciudad del país, debes tramitar: 1) La terminación de las actividades en la jurisdicción de la alcaldía primitiva y 2) Iniciar los trámites para la obtención de la patente ante la alcaldía del nuevo lugar donde se inicia el giro mercantil de la sociedad.
Nuestra práctica profesional nos ha enseñado, que para los empresarios que van a trasladar su sede principal a otra ciudad o crear sucursales en otras regiones del mismo, lo más conveniente para ellos, es contar con asesoramiento de abogados especialistas en el área mercantil a los fines de evitar contratiempos, retrasos y multas. Esto quiere decir que es altamente conveniente y prioritario dicho asesoramiento desde la convocatoria de la asamblea general extraordinaria de socios, para aprobar la mudanza de la sede social, o el establecimiento de nueva sucursal de la compañía en otro estado.
Acerca de acciones personales y reales sobre bienes originadas por actos ejecutados por cuenta de la empresa por el gerente o representante de la sucursal, les comentaré en una próxima entrega.
Jesús Aponte Daza / Abogado egresado UCV
Especialista en Derecho Mercantil UCV
Profesor de Pre y Postgrado USM
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