¿Qué es la Apostilla de documentos? Primero debemos decir, que hay documentos y sentencias que una persona ha obtenido en su país de origen y que por razones diversas, necesita hacer valer en otro país. En razón de esa necesidad frecuente a nivel mundial, y para obviar el trámite de la legalización de los documentos públicos extranjeros, se realizó el Convenio de la Haya en fecha 5 de octubre de 1961, y los Estados/parte facilitan a sus ciudadanos un trámite expedito y accesible mediante el cual éstos obtienen un certificado del origen del documento de naturaleza pública. En otro de mis artículos de este Blog, les he hablado del Certificado de Antecedentes Penales, bueno, con respecto a su apostillamiento, el mismo puede tramitarse por vía electrónica.
Nos llegan con frecuencia solicitudes apostillamiento de títulos académicos, sentencias, poderes, cursos profesionales, etc., para lo cual hay que seguir un procedimiento, el cual se puede realizar tanto en nuestro país, como en las representaciones diplomáticas en el exterior, con la aclaratoria, que la legalización solo aplica en nuestro territorio nacional.
Algo importante digno de resaltar, es cuando la persona que va a realizar el trámite de apostilla, no es el propio interesado, sino un familiar, generalmente padre, madre o un tío, caso en el cual será indispensable el que se cuente con un poder especial para este trámite, poder que a su vez, debe ser redactado con mucha especialidad y suficiencia para que se pueda llevar a feliz término el procedimiento, ya que en caso contrario, de no cumplir el mandato especial, con los requerimientos y especificaciones requerido, el trámite no podrá seguir su curso.
Nos preguntan, ¿Cuántos documentos pueden apostillarse en un solo trámite? Se pueden cargar en la página electrónica, hasta 15 documentos, cuyos pagos de los derechos consulares (trámite en el exterior) deberá verificarse a nivel de plataforma digital.
La gran importancia de la Apostilla es que se obtiene la certificación de la autenticidad de la firma de los funcionarios suscribientes en el ejercicio de sus cargos y la condición con que actuaron en ese documento y sin ello, el país en que usted pretenda hacer valer ese documento no lo reconocerá ni podrá surtir efectos.
Apostillar documentos es un trámite frecuente, sencillo y seguro, el cual se efectúa a través del Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica del Ministerio del Poder Popular para relaciones Exteriores que resumo en 6 pasos básicos: 1) Accede al portal web del Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica, 2) Registrarte y crear tu cuenta, 3) Pedir tu cita, suministrando todos los datos e información requerida sobre el documento (s) objeto del apostillamiento, 4) Pago de los derechos correspondientes, a través de los bancos receptores que indica el portal, 5) Asistir a la oficina o sede consular respectiva el día y hora de la cita llevando: 1) Comprobante del pago y 2) El documento objeto de la apostilla y 6) Por último retirar el documento en la oprtunidad señalada.
¿Que es la Legalización de Documentos? La legalización de documentos, consiste en un acto administrativo que se reconoce la validez al documento, constatándose el carácter auténtico de la firma del funcionario que lo suscribe y autoriza, así como la cualidad con que este ha actuado, así como la identificación del sello húmedo que aparece al lado de su rúbrica.
Para que la solicitud de la legalización pueda ser procedente debe haber plena identificación del titular del documento y en su caso, del solicitante, así como la debida acreditación del pago de los derechos.
Me preguntan en la consulta, cual es la diferencia entre apostilla y legalización, y una distinción notable entre ambas, es que la primera aplica entre los países signatarios del Convenio de la Haya, mientras que la segunda se utiliza entre países no firmantes del mismo, pero que son parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, que en su artículo 5, literal f, regula las funciones notariales de las representaciones consulares. El documento apostillado tiene un reconocimiento internacional amplio.
Jesús Aponte Daza / Abogado UCV
Profesor de Pre y Postgrado USM
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